Je bedrijf verhuizen: wat moet je regelen?

Een bedrijfsverhuizing is regelmatig een uitdagende operatie. Toch verhuizen jaarlijks 20.000 tot 30.000 bedrijven van bedrijfslocatie. Hierbij is het vanzelfsprekend van belang dat het bedrijf zoveel mogelijk kan doordraaien. Een goed plan en een goede coördinatie zorgt ervoor dat de verhuizing zo goed mogelijk verloopt. Waar je rekening mee moet houden en hoe je zo’n zakelijke verhuizing op touw zet bekijken we in dit artikel. Ook kijken we of je het best kunt verhuizen met eigen personeel, of de verhuizing kunt uitbesteden aan een professioneel verhuisbedrijf.

Zakelijke verhuizing checklist

Handig, zo’n checklist verhuizen met alle belangrijke punten. Heb jij alles, dan kun je zonder problemen beginnen aan de zakelijke verhuizing.

• Nieuwe bedrijfslocatie officieel akkoord (compleet met contract)
• Maak iemand eindverantwoordelijk voor de verhuizing
• Bepaal: zelf verhuizen of verhuizing uitbesteden
• Verhuisdraaiboek maken met tijdsplanning
  • Wat is cruciaal voor het proces?
  • Wanneer gaat welke afdeling verhuizen?
  • Wie is waar verantwoordelijk voor?
  • Wat gaat er wel en niet mee?
• Denk na over verhuisinstructies voor personeel
• Breng buren van beide locaties op de hoogte en zorg dat er voldoende ruimte is voor verhuiswagens om vrij op te stellen
• Zorg voor voldoende verhuisdozen en stiften (logisch labeling!)
• Zorg voor een afvalcontainer voor producten die niet mee verhuisd worden
• Lunch voor verhuizers en personeel
• Lever eventuele geleende verhuisdozen weer in
• Maak een checklist met openstaande puntjes voor na de verhuizing

Veelgemaakte fouten bedrijfsverhuizingen

• Onjuiste codering: is het onduidelijk waar een bepaalde doos, machine of meubilair heen moet, dan weet de verhuizer niet wat ermee moet gebeuren. Je hebt het product daardoor op de verkeerde plek en de verhuizer wordt vertraagd doordat hij of zij na moet vragen wat er met de producten moet gebeuren.
• Onvoldoende materialen: zoals in de checklist al genoemd is het erg belangrijk dat de juiste materialen aanwezig zijn. Je kunt hierbij denken aan verhuisdozen, maar ook vrachtwagens om alles te vervoeren. Soms is het ook benodigd om een verhuislift te regelen. En bij grote machines is soms ook een kraan benodigd om deze te verplaatsen.
• Onjuiste planning: plan voor een verhuizing altijd teveel tijd. Zorg dat er zeker voldoende tijd is om het cruciale bedrijfsproces te verhuizen. Je weet op die manier zeker dat je direct kunt doordraaien op de nieuwe locatie. Zodra dit is gebeurd kunnen medewerkers of een verhuisbedrijf de rest verhuizen, terwijl de operatie doordraait.

Zakelijke verhuizing kosten

Je hebt bij een zakelijke verhuizing te maken met directe en indirecte kosten. Onder de directe kosten vallen bijvoorbeeld de kosten voor verbouwing van het nieuwe pand, de kosten van de verhuizers en benodigde materialen. Toch is het goed om vooral stil te staan bij de optimale doorgang van de operatie door eigen medewerkers. Wanneer zij snel weer aan de slag kunnen kunnen de inkomsten doorlopen en blijven kansen niet liggen. Dit kan een belangrijke overweging zijn om voor een bedrijfsverhuizing een verhuisbedrijf in te schakelen.

Zakelijke verhuizing planning

Om te verhuizen tegen zo laag mogelijke kosten is de planning het belangrijkste. Je kunt de planning intern regelen, maar er ook voor kiezen deze uit te besteden aan een verhuisbedrijf. Zij helpen niet alleen met de fysieke verhuizing, maar denken ook mee over het proces. Want, zoals je immers in de introductie al las, verhuizen jaarlijks veel bedrijven. Hoe dan ook, een verhuizing is altijd een kans om jouw bedrijf verder te professionaliseren en verder te laten groeien.